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Toda empresa, y también las agencias que se dedican a la publicidad y el marketing, tienen como objetivo anual cada año crecer. Para ello es necesario fomentar una política expansiva en varios frentes elaborando un plan que refuerce nuestros puntos fuertes, remita nuestros débiles e implicar al equipo en toda esta serie de modificaciones.

Es precisamente el equipo el que, a la postre, será el encargado de ejecutar las órdenes de la dirección en busca de ese crecimiento, por lo que la relación y la manera de motivar a sus componentes será clave para lograr el éxito… o para llevar al fracaso una idea ganadora.

En este sentido vamos a tratar de ofrecer algunas pautas con las que conseguir mejorar la eficiencia de un equipo de Marketing que cualquier empresa, independientemente de su tamaño y ambiciones, pueden llevar a cabo.

La primera de ellas sería la que hemos deslizado antes, es decir, la de involucrar al máximo a todos los componentes del equipo en nuestra estrategia de crecimiento. Para ello será obligatorio mantener reuniones periódicas en las que, además de mostrar informes de rendimiento, se instruya al equipo sobre el enfoque que debe tomar cada trabajo, tanto en las labores de producción de material como en las de comercialización.

Diseñadores, creadores de contenido, desarrolladores, copys, comerciales, todos ellos deben formar parte de un constante diálogo que fortalezca el equipo y una a todos los miembros necesarios para llevar a cabo cada uno de los trabajos de la agencia. Incitar a que estos realicen iniciativas y establecer objetivos ayudará en este objetivo.

No menos importante que el anterior, y en toda fase de expansión o mejora, es capital establecer plazos realistas. La ambición es siempre positiva, pero esta en exceso suele conducir a las prisas y estas son siempre malas consejeras.

Partiendo del hecho de que las labores del marketing exige de una colaboración extrema entre distintos departamentos y que, por lo tanto, es complicado tener bajo control al segundo y al detalle todo lo que tenemos entre manos, fijar fechas exactas no acaba siendo realista. Sí que es clave ir revisando los avances y controlar que los tiempos no se nos marchen en exceso. Cada proyecto tiene un tiempo y nadie mejor que el propio equipo para estimarlo.

Otra pauta que ayuda y mucho en la organización pasa por realizar un registro con aquellos trabajos que van entrando y las fechas de entrega en un panel visible y accesible para todo el mundo. Una vez nos llegan los encargos, de común acuerdo con los responsables de cada área determinares cuáles son aquellos que requieren prioridad por sus plazos de entrega y complejidad y cuáles de ellos requieren algo menos.

Todos los proyectos son importantes, pero hay que saber determinar cuáles necesitan más apoyo y mayor celeridad antes de ponerse manos a la obra con todo lo que nos llega.

Fomentar la colaboración entre equipos es la mejor manera de reducir la ineficiencia. Es pues necesario sincronizar los departamentos de marketing, presupuestos y ventas una vez les hemos dado las directrices necesarias para ponerse manos a la obra con el proyecto.

Por último, en tareas organizativas y de administración del trabajo ayuda a aumentar la eficiencia la existencia de plantillas de trabajo, carpetas, mails, etc. Estandarizar la manera de trabajo y evitar montar el castillo de naipes desde cero con cada proyecto resuelve multitud de problemas por adelantado.

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